一人社長の出張旅費・日当はどう決める？交通費・宿泊費の精算と旅費規程

取引先への訪問や現場での作業のために、遠方へ出張する一人社長もいます。

その際には、新幹線や飛行機の運賃、ホテル代だけでなく、会社から社長へ日当を支給するかという判断もあります。

日常の交通費と比べ、出張では金額が大きくなり、会社が予約・決済するものと、社長が立て替えるものが混在しやすくなります。

この記事では、一人社長法人を想定して、出張の実費精算、日当、旅費規程の考え方を整理します。日常の電車・バス・タクシーや交通系ICの記録は、第1回で説明しています。

出張費用は、会社が直接払うものと社長へ支給するものを分ける

同じ出張でも、お金の流れは一つではありません。

・会社が新幹線やホテルを予約し、法人カードで支払う

・社長が運賃・ホテル代を立て替え、会社が実費を精算する

・旅費規程に基づき、会社が社長へ日当を支給する

最初に、どの費用を誰が支払い、会社から社長へ何を支給するかを決めます。

会社がホテル代を支払ったのに、社長にも同じホテル代を実費精算するなど、同じ費用を二度負担しないようにします。日当と交通費・宿泊費を別々に支給する場合も、それぞれが何を対象にするかを明確にします。

交通費・宿泊費は、出張の内容と実際の支出を確認する

会社の業務のために必要な交通費・宿泊費は、出張の実態と支出内容を確認して処理します。

例えば、新幹線で取引先へ移動し、翌日の打ち合わせに備えて宿泊する場合は、訪問先、日程、運賃、ホテル代を対応させて記録します。

会社のカードで支払ったか、社長のカードで支払ったかによって、業務上の必要性が変わるわけではありません。ただし、立替払いには会社から社長への精算管理が必要です。

グリーン車や高額なホテルは、金額だけで判断しない

グリーン車を利用した、高額なホテルに宿泊した、という理由だけで、一律に経費の可否を決めるものではありません。

移動の目的、所要時間、日程、宿泊先の立地、業務上の必要性、社内の基準などを確認します。社長だから無条件にどのような費用でも認められる、ということでもありません。

特に、会社から社長へ旅費として支給する場合は、その出張について通常必要と認められる範囲かを確認します。利用する交通手段や宿泊費の上限・例外の扱いを先に決めておくと、精算のたびに迷いにくくなります。

出張に私的な旅行を組み合わせた場合

打ち合わせが終わった後に私的な観光のため宿泊を延長した場合などは、業務に必要な部分と、私的な目的で追加した部分を分けます。

例えば、私的な延泊分のホテル代や観光のための移動費を、出張費へまとめて入れないようにします。往復の運賃など、業務と私用が関係する費用は、日程・経路・追加負担の有無から個別に確認します。

同行した家族の費用も、家族であることだけでは会社の費用になりません。業務を行った事実があるか、移動・宿泊が業務のために必要だったかを確認します。

日当は、運賃やホテル代の実費精算とは別に考える

日当は、出張に伴う諸雑費などについて、会社が定めた基準により支給するものです。

実際に支払った運賃を返すことと、出張日数などに応じて定額の日当を支給することは、分けて整理します。何を日当で補い、何を別途実費で精算するかを決めておきましょう。

食事代等に関する負担を日当に含める場合は、別途の実費精算との関係も確認します。本シリーズの飲食費の記事とあわせて、会社の運用をそろえると管理しやすくなります。

一人社長でも、日当の支給は検討できる

従業員がいない法人でも、社長に業務上の出張があれば、旅費や日当の支給を検討できます。

ただし、「日当という名目で支給すれば、いくらでも社長個人の非課税収入にできる」とは考えません。

国税庁の所得税基本通達9－3では、出張の目的、行き先、経路、期間、宿泊の有無、職務内容等を踏まえて、その旅行に通常必要な範囲かを判断する考え方が示されています。役員・従業員全体での支給基準のバランスや、同業種・同規模の会社の水準も判断材料です。

一人社長法人でも、支給の根拠と出張の実態を残し、金額の合理性を説明できるようにします。

「日当はいくらまで大丈夫」という一律の金額はない

すべての会社に共通する日当の非課税上限額が、同通達で一律に決められているわけではありません。

他社が同じ金額を支給している、インターネットに相場が書かれている、という理由だけで自社の金額を決めることは避けましょう。

近隣への短時間の訪問と、遠方での宿泊を伴う出張では、実際の負担が異なります。出張の区分と対象になる費用を整理し、自社の業務に合う基準を税理士と検討します。

通常必要な範囲を超える旅費は、社長への給与として課税される問題が生じます。その場合、会社側でも役員給与の損金算入要件を確認する必要があります。

旅費規程は、実際に使えるルールにする

旅費規程は、出張の範囲、支給対象、精算方法を会社として決めるためのものです。

作成しただけで、出張の実態や金額の合理性を確認しなくてよくなるわけではありません。実際の運用と一致する内容にしましょう。

例えば、次の事項を整理します。

・出張として扱う業務・移動の範囲

・日帰り・宿泊を伴う出張の区分

・運賃・交通手段の基準

・宿泊費の実費精算や上限の扱い

・日当の対象、金額、計算方法

・日当と別途精算する費用の関係

・出張の記録、精算期限、必要資料

・キャンセルや日程変更時の処理

社長自身が出張する一人社長法人では、申請者と判断する人が同じになることもあります。その場合でも、出張記録と精算資料を残し、規程に沿って処理したかを確認できるようにします。

出張旅費の消費税は、支払先と支給方法を確認する

ここでは、主に消費税を原則課税で計算する法人の仕入税額控除について説明します。

国内の通常必要な旅費・日当には、帳簿保存による特例がある

国内出張のために役員等へ支給する旅費、宿泊費、日当のうち、通常必要と認められる部分は、消費税の課税仕入れとなります。一定の事項を記載した帳簿の保存で仕入税額控除を受けられる取扱いがあります。

この取扱いには、概算払いだけでなく実費精算も含まれます。社長が立て替えた費用について領収書を提出し、実費を精算する場合にも検討できます。

帳簿には、旅費を支給した社長の氏名、日付、支給内容、金額、出張旅費等特例に該当する旨など、必要な事項を残します。出張先や業務目的を含む精算書もあわせて管理すると、内容を確認しやすくなります。

会社が直接支払う場合とは分ける

会社がホテルや交通事業者へ直接支払う場合は、原則として通常の課税仕入れと同じように、帳簿と適格請求書等の保存を確認します。公共交通機関特例など、別の特例が使える場合はその要件を確認します。

国税庁のQ&Aでは、社長等への実費精算についても、会社が用務先へ直接対価を支払うことと同視できる場合の取扱いが説明されています。

「出張に関する支出はすべてインボイス不要」とまとめず、会社の直接払いか、役員等へ支給する旅費かを整理することが大切です。特例を使う場合でも、支出の内容や金額を確認する資料は残しましょう。

海外出張は、国内出張と同じ税区分にしない

海外出張のために支給する旅費・宿泊費・日当等は、原則として国内出張と同じように消費税の課税仕入れとはなりません。

海外のホテル代や海外移動の費用を、国内の旅費と一緒に課税仕入れとして登録しないようにします。国内区間の移動や国際航空運賃などは、支出ごとの内容に応じて税区分を確認します。

会社の経費になるかという判断と、消費税の課税仕入れになるかという判断は、分けて行います。

出張記録は、領収書と一緒に残す

ホテルの領収書だけでは、誰がどの業務のために宿泊したかまでは分かりません。

出張ごとに、次の事項をまとめておきましょう。

・出張日・期間と行き先

・訪問先・業務目的・打ち合わせ内容

・交通費・宿泊費等の実費

・日当の計算と適用した規程

・会社が直接払ったものと、社長が立て替えたもの

・精算額と精算日

領収書の裏面・余白に記載して保存する、クラウド会計の摘要・メモへ登録する、出張精算書にまとめるなど、実際の利用状況を残します。電子で受け取った領収書等は、電子データを保存します。

出張の頻度に合った仕組みを作る

年に数回の出張と、毎週のように出張する会社では、必要な管理の仕組みも異なります。

まずは実費精算の流れを整え、日当を支給する場合には、対象と金額の根拠を整理します。出張の予約から資料保存、会計登録、社長への精算まで、一つの流れとして決めると負担を減らしやすくなります。

新星パートナーズ会計事務所の「つばめバックオフィス」「ふくろうクラウド顧問」では、法人の会計・税務を支援しています。出張旅費の記録・精算方法や日当の取扱いも、業務の実態を確認しながら整理します。

関連記事・サービス

・社長の立替経費は役員借入金と未払金のどちら？1人法人の仕訳例：https://shinseipartners.com/tankentai/2026/10/03/owner-paid-expenses-director-loan-or-accounts-payable/

・つばめバックオフィス：https://shinseipartners.com/tsubame/

・ふくろうクラウド顧問：https://shinseipartners.com/fukurou/

出典・参考資料

・国税庁 所得税基本通達9－3「非課税とされる旅費の範囲」、9－4：https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kihon/shotoku/02/02.htm

・国税庁「電子帳簿保存」：https://www.nta.go.jp/about/introduction/torikumi/week/dennsityoubo.htm

・国税庁 No.6459「出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い」：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6459.htm

・国税庁 No.5211「役員に対する給与（平成29年4月1日以後支給決議分）」：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5211.htm

・国税庁 インボイスQ&A 問107－2「実費精算の出張旅費等」：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/107-2.pdf

※本記事は一般的な情報を提供するものです。実際の取扱いは、出張の内容、支給基準、支払・精算方法、法人の状況などによって異なります。