社長の立替経費は役員借入金と未払金のどちら？1人法人の仕訳例

1人社長の会社では、文房具や消耗品などを、社長個人の現金やクレジットカードで支払うことがあります。

このような立替経費をクラウド会計へ登録するとき、貸方科目を「役員借入金」と「未払金」のどちらにすればよいか迷うことがあります。

役員借入金と未払金は、どちらも会社の負債を表す科目です。ただし、それぞれの科目が示す内容には違いがあります。

この記事では、役員借入金と未払金の違い、具体的な仕訳、社長へ精算したときの処理、freee会計やマネーフォワード クラウド会計へ登録するときの注意点を、1人法人を想定して解説します。

社長の立替経費とは

社長の立替経費とは、本来は会社が負担する支出を、社長が個人のお金で一時的に支払ったものです。

例えば、次のような支出があります。

• 事務用品を社長個人の現金で購入した
• 会社で使用する備品を社長個人のクレジットカードで購入した
• 会社の業務に必要な交通費を社長が個人で支払った
• 会社宛ての請求書を社長個人の口座から振り込んだ

この場合、購入した物品やサービスが会社の事業に必要なものであれば、会社の経費として計上します。

同時に、会社には社長へ立替額を返す義務が生じます。この会社側の債務を表す科目として、「役員借入金」または「未払金」が使用されます。

役員借入金と未払金の違い

役員借入金と未払金は、いずれも貸借対照表の負債に表示される科目です。

主な違いは次のとおりです。

比較項目	役員借入金	未払金
表している内容	会社が役員から借りている金額	会社がまだ支払っていない金額
社長の立替経費に使用した場合	社長から一時的に資金を借りたものとして管理する	社長に対する経費の未精算額として管理する
主な管理方法	役員からの借入残高を管理する	未精算となっている経費を管理する
精算時の処理	役員借入金を減らす	未払金を減らす

社長が会社の経費を立て替えた場合、「役員借入金」と「未払金」のどちらで処理しても差し支えないと当事務所では考えています。

役員借入金を使用する場合は、会社が社長から一時的に資金を借りたものとして管理します。一方、未払金を使用する場合は、会社が社長へまだ精算していない経費として管理します。

重要なのは、どちらか一方の科目だけが正しいと考えることではありません。会社の経理方針に合わせて科目を選び、同じ性質の取引を継続して同じ方法で処理することが大切です。

役員借入金で処理する場合の仕訳

次の取引を例に考えます。

• 購入日：9月10日
• 購入内容：事務用品
• 金額：11,000円
• 支払方法：社長個人のクレジットカード
• 会社から社長へ精算した日：9月30日

社長が立て替えたとき

9月10日に、次の仕訳を登録します。

借方	金額	貸方	金額
消耗品費	11,000円	役員借入金	11,000円

会社が社長から11,000円を一時的に借り、その資金で事務用品を購入したと考える仕訳です。

会社から社長へ精算したとき

9月30日に会社の預金口座から社長へ支払った場合は、次の仕訳を登録します。

借方	金額	貸方	金額
役員借入金	11,000円	普通預金	11,000円

この仕訳によって、会社が社長へ返すべき役員借入金が減少します。

未払金で処理する場合の仕訳

同じ取引を未払金で処理する場合は、次のようになります。

社長が立て替えたとき

借方	金額	貸方	金額
消耗品費	11,000円	未払金	11,000円

この場合は、社長が立て替えた11,000円を、会社の未精算額として管理します。

会社から社長へ精算したとき

借方	金額	貸方	金額
未払金	11,000円	普通預金	11,000円

社長が購入先への支払いをすでに済ませているため、会社が精算する相手は購入先ではなく社長です。

未払金を使用する場合は、補助科目などを利用して、社長に対する未精算額であることが分かるようにしておくと管理しやすくなります。

どちらを使用しても処理方法を統一する

社長の立替経費は、役員借入金と未払金のどちらで処理することもできます。

ただし、同じ性質の立替経費について、ある月は役員借入金、別の月は未払金というように科目が分かれると、会社が社長へ返すべき金額を確認しにくくなります。

会社で使用する科目を決めたら、原則として同じ方法を継続します。また、次の事項を確認できるようにしておくことも重要です。

• 何を購入したのか
• 立替額はいくらか
• まだ精算していない金額はいくらか
• いつ会社から精算したのか

科目を選ぶことだけでなく、残高の内訳と精算状況を説明できるようにすることが大切です。

freeeでは「役員資金」口座を利用する

当事務所では、freee会計を利用する会社については、原則として「役員借入金」を使用しています。

freee会計には「役員資金」という決済口座があります。役員が会社の経費を立て替えた取引について、「役員資金」口座を選択すると、貸方に「役員借入金」が自動的に計上されます。

これは、未払金による処理を否定するものではありません。freeeに用意されている「役員資金」口座を使用すると、社長の立替経費を役員借入金として登録しやすいため、当事務所ではこの方法を採用しています。

freeeアプリを利用して立替経費を登録する方法は、「1人社長がfreeeアプリで立替経費を登録する方法｜領収書撮影から取引登録まで」で実際の操作を紹介しています。

マネーフォワードでは貸方科目を設定する

マネーフォワード クラウド会計で社長の立替経費を登録する場合は、貸方科目に「役員借入金」または「未払金」を設定します。

AI-OCRを利用して領収書を読み取った場合でも、借方科目、貸方科目、税区分、取引先、摘要、金額、取引日を確認します。

同じ購入先から同様の取引が繰り返し発生する場合は、自動仕訳ルールを利用できます。ただし、自動仕訳ルールが設定されていても、登録前または登録後に仕訳内容を確認することが大切です。

マネーフォワードのスマートフォンアプリで立替経費を登録した実測結果は、「1人社長がマネーフォワードアプリで立替経費を登録する方法｜iPhoneで領収書を撮影して実測」で紹介しています。

すぐに精算できない場合は長期役員借入金への振替を検討する

社長が立て替えた金額を会社からすぐに返済できない場合、役員借入金の残高が長期間残ることがあります。

当事務所では、freee会計とマネーフォワード クラウド会計のどちらを利用している場合でも、決算日後1年以内に返済する予定がない役員借入金については、「長期役員借入金」へ振り替え、固定負債として表示することを推奨しています。

振替時の仕訳は次のとおりです。

借方	金額	貸方	金額
役員借入金	1,000,000円	長期役員借入金	1,000,000円

返済期限が1年以内に到来する負債は流動負債、1年を超える負債は固定負債とする「一年基準」が、流動・固定を区分する基本的な考え方です。

単に役員借入金の残高が大きいという理由だけで振り替えるのではなく、会社の資金繰りや返済予定を確認して判断します。

長期役員借入金へ振り替えても、会社が社長へ返済する義務がなくなるわけではありません。役員借入金が発生した理由、残高の内訳、返済予定、実際の返済状況を説明できるようにしておくことが大切です。

役員貸付金と間違えない

「役員借入金」と「役員貸付金」は名称が似ていますが、会社から見たお金の動きは反対です。

• 役員借入金：会社が社長から借りている
• 役員貸付金：会社が社長へ貸している

社長が会社の経費を個人のお金で立て替えた場合、会社は社長へ返す義務があります。そのため、会社側では「役員借入金」として処理できます。

一方、会社のお金を社長の個人的な支出に使用した場合は、会社が社長へお金を貸している状態となり、「役員貸付金」に該当する可能性があります。

立替経費を登録するときは、役員借入金と役員貸付金を取り違えないように注意しましょう。

取引・仕訳には購入内容も記録する

役員借入金と未払金のどちらを使用する場合でも、貸方科目だけを正しく設定すればよいわけではありません。

社長の立替経費をクラウド会計へ登録するときは、取引日、購入先、購入した商品・サービスの内容、金額、税区分を取引・仕訳に反映します。

通常は、領収書に記載された購入日をクラウド会計の取引日として登録します。購入日と取引日が同じであれば、摘要や備考へ購入日を重ねて入力する必要はありません。

また、社長への精算日は、立替経費を計上した取引へ追記するのではなく、会社から社長へ支払った日の取引として別に登録します。

本則課税では取引内容の帳簿記載が必要

消費税の本則課税を適用している会社が、課税仕入れについて仕入税額控除を受けるためには、原則として帳簿と請求書等の保存が必要です。

帳簿には、課税仕入れについて、主に次の事項を記載します。

• 課税仕入れの相手方の氏名または名称
• 取引年月日
• 課税仕入れに係る資産または役務の内容
• 支払対価の額

したがって、本則課税の場合、購入先の名称だけでなく、購入した商品・サービスの内容を取引・仕訳へ記録することが必要です。

購入内容は、freeeでは「品目」を利用するか「備考」へ入力し、マネーフォワードでは「摘要」へ入力します。

例えば、家電量販店で事務用品を購入した場合は、取引先として家電量販店の名称を登録するだけでなく、「事務所用備品」など、購入した内容も登録します。

簡易課税や免税事業者など、本則課税による仕入税額控除の計算を行わない場合でも、取引内容を明確にし、後日の会計確認や決算作業を進めやすくするため、購入した商品・サービスの内容を記録しておくことが望ましいでしょう。

立替経費を長期間ためない仕組みを作る

社長の立替経費が繰り返し発生する場合は、領収書や精算額をためない仕組みを作ることも重要です。

• 領収書を受け取った時点でスマートフォンから保存する
• 立替経費を登録する日を決める
• 社長へ精算する日を毎月決める
• 役員借入金または未払金の残高を毎月確認する
• 法人カードで支払える経費は法人カードへ切り替える
• 決算時に残高の内訳を確認する

AI-OCRや自動仕訳ルールを利用すると入力作業を減らせますが、領収書を保存しただけで精算まで完了するわけではありません。

会計への登録、残高確認、社長への精算を一連の経理業務として整えることが大切です。

同じ領収書をfreee会計とマネーフォワード クラウド会計へ登録して比較した結果は、「1人社長の立替経費をAI-OCRで仕訳登録｜freeeとマネーフォワードを実測比較」をご覧ください。

まとめ

社長が会社の経費を個人のお金で支払った場合、役員借入金と未払金のどちらで処理することもできます。当事務所では、どちらか一方だけが正しいとは考えていません。

重要なのは、会社の経理方針に合わせて使用する科目を決め、同じ性質の取引を継続して同じ方法で処理することです。

ただし、freee会計には「役員資金」口座が用意されており、この口座を使用すると役員借入金として処理されます。そのため、当事務所ではfreee会計を利用する会社については、役員借入金を使用しています。

また、会計ソフトの種類にかかわらず、決算日後1年以内に返済する予定がない役員借入金については、長期役員借入金へ振り替え、固定負債として表示することを推奨しています。

役員借入金と未払金のどちらを使用する場合でも、残高の内訳、購入内容、精算状況を確認できる状態にしておきましょう。

新星パートナーズ会計事務所では、freee会計やマネーフォワード クラウド会計を利用する法人に対し、クラウド会計の導入・運用、会計チェック、税務申告などを支援しています。

1人法人の経理方法やクラウド会計の運用を整理したい場合は、初回相談をご利用ください。

※本記事は一般的な情報の提供を目的としています。実際の勘定科目や税務上の取扱いは、取引内容、会社の経理方針、消費税の課税方式などによって異なる場合があります。

参考

• freeeヘルプセンター「役員が立て替えた費用計上・精算を登録する」
• 国税庁「仕入税額控除のために保存する帳簿および請求書等の記載事項」
• 企業会計原則注解「流動資産又は流動負債と固定資産又は固定負債とを区別する基準について」