freeeファイルボックスとは？基本の使い方と取引への紐付け方法

freee会計の「ファイルボックス」は、領収書・請求書・契約書などの証憑データを保存し、会計上の取引や仕訳と一緒に管理する機能です。紙の書類を撮影した画像だけでなく、メールやWebサイトから受け取ったPDFなども保存できます。

この記事では、ファイルボックスへの取り込み方法、取引や仕訳への紐付け、OCR、電子帳簿保存法への対応、運用上の注意点を、2026年8月14日時点の公式情報に基づいて整理します。

freeeファイルボックスとは

ファイルボックスは、会計データの根拠となる証憑をfreee会計内に保存する場所です。保存したファイルを取引や仕訳に紐付けると、帳簿から領収書や請求書をすぐに確認できます。

• 領収書・請求書・納品書・契約書などを電子保存する
• OCRで日付・金額・取引先などの候補を読み取る
• ファイルから取引を登録する
• 登録済みの取引や仕訳へ証憑を紐付ける
• 日付・金額・発行元などで検索する
• 電子帳簿保存法に必要な訂正・削除履歴を残す

ファイルボックスに取り込めるファイル

ファイル形式	保存	OCRによる推測	画面内プレビュー
JPEG・PNGなどの画像	可	JPEG・PNGは可	可
PDF	可	可	可
Excel	可	対象外	ダウンロードして確認
CSV	可	対象外	ダウンロードして確認
Word	可	対象外	原則ダウンロードして確認

OCRによる入力内容の推測は、JPEG・PNG・PDFが対象です。また、1ファイルのサイズが10MB未満である必要があります。文字が小さい、画像が暗い、傾いている、複数の書類が重なっている場合は、読み取り精度が下がることがあります。

ファイルを取り込む主な方法

方法	向いている場面	注意点
パソコンからアップロード	メールやWebサイトから受け取ったPDF	電子取引データは元の電子ファイルを保存する
freee会計アプリで撮影	紙の領収書をその場で保存	文字・金額・日付が読めるように撮影する
スキャナから取り込み	大量の紙書類をまとめて処理	傾き、欠け、裏写り、解像度を確認する
連携サービスから取り込み	定型的に届く証憑の保存	重複取り込みと保存漏れを定期的に確認する

基本的な使い方

STEP1．証憑を準備する

紙の領収書・請求書は、スマートフォンで撮影するかスキャナで画像・PDF化します。電子メールやWebサイトから受け取った書類は、印刷したものではなく、受領した電子データ自体を準備します。

STEP2．ファイルボックスへ取り込む

freee会計で「取引」から「ファイルボックス」を開き、ファイルをアップロードします。スマートフォンの場合は、freee会計アプリから撮影して取り込めます。

大量の証憑を扱う場合は、書類が1件ずつ確認できる状態で保存し、二重に取り込んでいないかも確認しましょう。

STEP3．OCRの推測結果を確認する

OCRが日付、金額、取引先などを推測した場合でも、そのまま登録せず、必ず原本と照合します。特に税込・税抜、軽減税率、適格請求書発行事業者の登録番号、複数税率が混在するレシートには注意が必要です。

STEP4．取引または仕訳を登録する

未登録の証憑は、ファイルの内容を確認しながら取引を登録します。口座やクレジットカードから自動取得された明細がある場合は、新しい取引を重複登録せず、対応する明細・取引へファイルを紐付けます。

STEP5．紐付け結果を確認する

保存しただけでは、取引や仕訳との紐付けが完了していない場合があります。ファイルボックスのステータスや取引画面を確認し、対象の証憑が正しい取引に添付されているか確認します。

「保存」と「取引への紐付け」は別の作業

ファイルボックスへアップロードしただけでは、会計帳簿のどの取引に対応する証憑なのかが分からないことがあります。税務調査や月次確認の際に根拠資料をすぐ確認できるよう、取引・仕訳との紐付けまで行いましょう。

同じ証憑から取引を新規登録した後に、銀行明細からも同じ取引を登録すると二重計上になります。先に自動取得明細の有無を確認する運用が安全です。

電子帳簿保存法に対応する際の注意点

電子データで受け取った書類は電子データのまま保存する

メール添付やWebサイトからダウンロードした請求書・領収書などは、電子取引データに該当します。紙に印刷したものだけを保存するのではなく、受け取った電子ファイルを保存します。

ファイルボックス経由で保存する

電子帳簿保存法に対応する目的で書類を保存する場合は、freee会計のファイルボックスから選択・保存する運用が重要です。別の画面から単にファイルを添付した場合、電子帳簿保存法に対応する保存にならないことがあります。

保存期間中はアカウントと事業所を削除しない

電子帳簿保存法に対応して保存したファイルは、原則7年間、場合によっては最長10年間の保存が必要です。freee会計の利用をやめても、アカウントと事業所を削除しなければ保存データは維持されます。

ファイルをダウンロードすることはできますが、ダウンロードしたファイル単体では、検索や訂正・削除履歴などの法令要件を満たさなくなる場合があります。紙原本を廃棄した場合は、保存期間中、ファイルボックス上のデータを維持します。

削除履歴は残る

電子帳簿保存法に必要な履歴を保持するため、アップロードしたファイルを削除しても、削除済みファイルの記録は残ります。誤って取り込んだファイルは削除できますが、履歴自体を完全に消去することはできません。

よくあるトラブルと確認方法

取引画面にファイルが表示されない

電子帳簿保存機能を利用している場合、ファイルの「確認」作業が済んでいない可能性があります。ファイルボックスで対象ファイルの状態を確認し、必要な確認作業を完了してから、再度紐付けを試します。

OCRの金額や日付が違う

画像の傾きや影、折り目、複数税率、手書き文字などが原因になることがあります。鮮明な画像に差し替え、OCR結果を原本と照合して手動修正します。OCRは入力補助であり、内容の正確性を保証するものではありません。

同じ経費が二重計上された

ファイルから取引を作成した後、銀行・カード明細からも登録していないか確認します。二重になっている場合は、証憑を正しい取引へ紐付け直したうえで、不要な取引を整理します。

PDFの表示が崩れる

特定の方法で作成されたPDFは、プレビューで文字が欠けたり崩れたりする場合があります。ファイルが破損しているとは限らないため、ダウンロードして別のPDF閲覧ソフトでも確認します。

社内運用で決めておきたいルール

• 紙の領収書は受領後いつまでに撮影するか
• 電子請求書を誰がダウンロードして保存するか
• OCR結果を誰が確認するか
• 銀行・カード明細との重複をどう防ぐか
• 取引への紐付け完了を誰が確認するか
• 不明な証憑をどのように保留・質問するか

「アップロード担当」と「会計登録担当」が異なる場合は、ファイル名、メモ、ステータスなどの使い方を統一すると、処理漏れを防ぎやすくなります。

まとめ

freeeファイルボックスは、証憑の保存だけでなく、OCRによる入力補助、取引・仕訳との紐付け、電子帳簿保存法に対応した履歴・検索管理に役立つ機能です。

実務では「ファイルを取り込む」「OCR結果を確認する」「正しい取引に紐付ける」「処理済みを確認する」までを一連の流れとして運用することが重要です。電子取引データは元の電子ファイルを保存し、保存期間中はアカウントと事業所を削除しないよう注意しましょう。

最終確認日：2026年8月14日。画面や仕様は変更されることがあります。実際の操作前にfreee公式ヘルプで最新情報をご確認ください。